RGPD para autónomos: obligaciones básicas
El RGPD también aplica a los autónomos
Una confusión muy extendida es pensar que el RGPD solo afecta a empresas grandes. Es falso: cualquier persona física o jurídica que trate datos personales por motivos profesionales está sujeta a la normativa, incluidos los autónomos sin empleados. El tamaño de la organización determina el alcance de las medidas, pero no la obligación de cumplir.
El autónomo que gestiona una base de datos de clientes, envía correos comerciales, tiene un formulario en la web o usa una hoja de cálculo con datos de clientes ya está realizando tratamientos de datos personales y, por tanto, debe adaptarse.
Obligaciones básicas del autónomo
Las obligaciones esenciales del autónomo, simplificadas, son:
- Tratar los datos con base jurídica: consentimiento del cliente, relación contractual, obligación legal o interés legítimo.
- Informar al interesado: entregar la información del artículo 13 del RGPD al recoger los datos, con identidad del responsable, finalidad, base jurídica, destinatarios, plazos y derechos.
- Disponer de un registro de actividades de tratamiento: el documento interno del artículo 30 RGPD.
- Tener contratos con los encargados: gestoría, plataforma de email marketing, CRM, hosting, etc.
- Cláusulas legales en la web: aviso legal, política de privacidad, política de cookies y cláusula LSSI si hay actividad comercial online.
- Medidas de seguridad razonables: control de accesos, contraseñas robustas, cifrado básico, copias de seguridad.
- Atender los derechos de los interesados: acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad.
- Notificar brechas de seguridad cuando entrañen riesgo.
Errores frecuentes del autónomo
El error más común es no haber elaborado el registro de actividades y no tener contratos con los proveedores que acceden a datos. El segundo error más común es tener una política de privacidad genérica copiada de internet que no refleja la actividad real.
Otro error habitual es enviar comunicaciones comerciales sin base jurídica: el consentimiento para enviar publicidad debe ser libre, específico, informado e inequívoco. Un cliente que compra un producto no autoriza por ello la recepción de newsletters.
Simplificación posible para el autónomo
La normativa permite cierta flexibilidad en función del riesgo. Un autónomo que trata datos de clientes de carácter identificativo, de contacto o económicos, sin datos especialmente protegidos, puede aplicar medidas de seguridad más ligeras que una clínica o un despacho que trata datos de salud o ideología.
Sin embargo, la documentación básica (registro de actividades, cláusulas legales, contratos con encargados) es común a todos los autónomos, con independencia del sector.
Qué hacer si trabajas con datos especialmente protegidos
Si tratas datos de salud, ideología, religión, origen racial, vida sexual o datos biométricos, las medidas de seguridad exigidas son más estrictas y la documentación adicional más exigente. Es el caso de clínicas, fisioterapeutas, psicólogos, centros de estética, gimnasios que registran datos biométricos, etc. En estos supuestos, la adaptación conviene realizarla con una consultoría especializada.
Cómo adaptarse sin sobrecargar la actividad
La adaptación del autónomo es un proyecto corto si se aborda con método: una sesión inicial de auditoría, elaboración de la documentación, firma de contratos con proveedores y publicación de las cláusulas en la web. En LOPD ADAPTA trabajamos con autónomos de Bizkaia, Bilbao y toda España, de forma presencial en Bizkaia y online en el resto del territorio.
Si eres autónomo y quieres poner tu actividad al día, escríbenos a hola.lopdadapta@gmail.com o llámanos al 638 707 936.