Cómo adaptar mi empresa a la LOPD y al RGPD: guía práctica
Desde mayo de 2018, todas las empresas que tratan datos personales en España deben cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD), que sustituyó a la antigua LOPD. Adaptarse no es cuestión de un formulario: es poner orden en cómo tu empresa recoge, usa, guarda y comparte datos de clientes, proveedores y trabajadores.
Qué significa "adaptarse a la LOPD"
Adaptar tu empresa a la normativa de protección de datos consiste en demostrar que cumples con los principios del RGPD: licitud, transparencia, minimización de datos, exactitud, limitación de finalidades y seguridad. La norma no distingue por tamaño: una autónoma con 10 clientes y una empresa de 50 trabajadores tienen las mismas obligaciones, aunque el alcance del trabajo varíe.
Pasos de una adaptación completa
- Registro de actividades de tratamiento: el inventario de qué datos tratas, con qué finalidad, durante cuánto tiempo y con quién los compartes. Es la base de todo y una obligación del artículo 30 del RGPD.
- Textos legales y cláusulas: informativas para clientes y web, consentimientos y autorizaciones para imagen, comunicaciones comerciales y grabación.
- Contratos con encargados de tratamiento: gestorías, informáticos, plataformas de email marketing, almacenamiento en la nube… si un proveedor accede a datos de tus clientes, necesitas un contrato del artículo 28 del RGPD.
- Medidas de seguridad: contraseñas, copias de seguridad, control de accesos y cifrado, proporcionadas al riesgo.
- Relación con clientes y empleados: cláusulas en contratos laborales, protección de datos en la comunicación con clientes (¡ojo al uso del email con copias ocultas y a las listas de distribución!).
- Auditoría periódica: la adaptación no es de una vez; hay que revisarla cuando cambias servicios, herramientas o forma de trabajar.
Cuánto tarda y qué cuesta adaptar una pyme
Una pyme o autónomo con un negocio típico suele completar su adaptación en unas semanas, con una inversión razonable si se hace con un asesor especializado. Lo caro no es adaptarse: lo caro es la sanción si te inspecciona la AEPD y no tienes nada.
¿Quedamos para un diagnóstico sin compromiso? En LOPD ADAPTA adaptamos empresas y autónomos de Bizkaia a la LOPD y el RGPD sin complicarte la vida. Mira nuestro servicio de adaptación a la LOPD y el RGPD o contáctanos para un diagnóstico sin compromiso.
— Mar Ares, asesora de protección de datos de LOPD ADAPTA.